Document Management
Veel bedrijven worstelen met omvangrijke informatiestromen: papier, emails, webforms en elektronische documenten. Document management helpt u deze stromen in te dammen door centrale digitale opslag en optimale toegang tot informatie. Het helpt u processen beter te beheren en documenten sneller en breder in de organisatie te distribueren. Informatie is dan snel, betrouwbaar en overal beschikbaar. De kosten voor informatie-opslag dalen en de privacy van uw informatie is beter gewaarborgd.
Zo doen we dat: TerZake Partners kan de realisatie van document management in uw organisatie aansturen. Onze projectmanagers hebben ruime ervaring met alle implementatieaspecten van document management. Van het inrichten van scanstraten tot en met integratie met workflow management.
Ongeduldig papier
Opdrachtgevers : Uitvoeringsinstelling, Gemeente, arbodienst en wereldwijd opererend automatiseringsbedrijf.
Primair proces: Dienstverlening, diverse processen.
Opdracht: Zorg voor besparingen in ruimtebeslag en kosten van papieren archieven. Maak snel en gelijktijdig ontsluiten van gegevens op verschillende locaties mogelijk, inclusief versiebeheer, informatiebeveiliging en eenduidigheid van opslag.
Probleemstelling: Bij de invoering van een nieuw elektronisch systeem moesten we rekening houden met een immense omslag voor medewerkers: van papieren dossiers naar ‘beeldschermwerken’.
Aanpak: We zien IT als middel, niet als doel. We kijken altijd eerst goed naar de processen. Het resultaat is altijd een systeem dat de organisatie beter ondersteunt. En dat hoeft niet persé digitaal.
Team: Bij al deze projecten voerden we het management. Daarnaast brachten we gedegen inhoudelijke kennis en veel ervaring in op het gebied van de ontwikkeling en implementatie van systemen voor document management en workflow management.
Resultaat: De afhandelingsprocessen verliepen efficiënter door continue beschikbaarheid van informatie. De kosten voor de informatie-opslag daalden en de privacy van de informatie was beter gewaarborgd.
Doorlooptijd: Implementatie (inclusief conversie van de bestaande papieren archieven) van een elektronisch archief binnen 4 weken.
Tevreden: Elke implementatie van een Document Management Systeem heeft de verwachtingen overtroffen. Zelfs de meest sceptische medewerkers werkten op korte termijn volop met ‘hun’ elektronisch archief.